Projektmanagement-Tools sind praktisch, aber sie kosten jeden Monat Geld, deine Daten stecken im Dienst fest, und niemand weiß, ob es den Dienst in ein paar Jahren noch gibt.

Textdateien dagegen lassen sich auch in 30 Jahren noch öffnen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du den Projektfortschritt nur mit Markdown und Mermaid im Blick behältst.

Warum Projekte in reinem Text verwalten?

• Lässt sich in jedem Editor öffnen. Du bist an keine bestimmte App gebunden
• Änderungen sind nachvollziehbar. Verwaltest du die Dateien mit Git, ist festgehalten, wer was wann geändert hat
• Durchsuchbar. Ob Finder oder grep – es funktioniert wie mit jeder normalen Datei
• Leicht an eine KI zu übergeben. Heute ist das der größte Vorteil überhaupt (mehr dazu unten)

So schreibst du ein Mermaid-Gantt-Diagramm

Mermaid ist eine Syntax, mit der du Diagramme als Text beschreibst. Du schreibst sie in einen Markdown-Codeblock, der mit mermaid gekennzeichnet ist.

```mermaid
gantt
    title Website-Relaunch
    dateFormat YYYY-MM-DD
    axisFormat %m/%d
    excludes weekends

    section Vorbereitung
    Anforderungen sammeln    :done,    req,  2026-09-01, 5d
    Designrichtung festlegen :done,    des,  after req, 4d

    section Umsetzung
    Startseite erstellen     :active,  top,  2026-09-12, 7d
    Unterseiten erstellen    :         sub,  after top, 10d

    section Veröffentlichung
    Interne Abnahme          :crit,    rev,  after sub, 3d
    Livegang                 :milestone, m1,  after rev, 0d
```

Viel musst du dir nicht merken.

Syntax	Bedeutung
dateFormat YYYY-MM-DD	Datumsformat (zuerst angeben)
section Name	Fasst Aufgaben zu Phasen zusammen
:done,	Erledigte Aufgabe (grau)
:active,	Laufende Aufgabe (dunklere Farbe)
:crit,	Kritische Aufgabe (rot)
:milestone,	Rautenförmige Markierung für eine Frist
after req	Beginnt, nachdem eine andere Aufgabe (ID req) endet
5d / 2w	Dauer (Tage, Wochen)
excludes weekends	Lässt Samstage und Sonntage bei der Zählung der Tage aus

Häufige Stolperfallen

• Wenn du dateFormat vergisst, werden Datumsangaben nicht erkannt
• Ein : in einem Aufgabennamen führt zu einem Fehler
• after verweist auf die ID, nicht auf den Aufgabennamen (req, top usw. im Beispiel oben)

Eine einfache Routine für den Projektfortschritt

Aufwendige Routinen hält man nicht lange durch. Diese drei Gewohnheiten genügen.

1. Lege pro Projekt eine Übersichtsnotiz an. Ziel, Beteiligte, aktueller Stand, nächste Schritte und das Gantt-Diagramm
2. Aktualisiere sie nur einmal pro Woche. Ändere :active in :done und korrigiere die Daten verschobener Aufgaben. Das dauert fünf Minuten
3. Schreib kleine Aufgaben als Checklisten. Schreib sie etwa als - [ ] Entwurf senden, dann siehst du offene Punkte auf einen Blick

Das Gantt-Diagramm dient dem Überblick; die tägliche Aufgabenverwaltung übernimmt die Checkliste. Dass beides in einer einzigen Datei Platz hat, macht diesen Ansatz so wirksam.

Wo du die Diagramme ansehen kannst

Mermaid wird in Markdown auf GitHub und GitLab direkt dargestellt. Wenn du die Diagramme beim Schreiben auf deinem eigenen Mac sehen möchtest, brauchst du einen Editor, der Mermaid unterstützt.

• Markdocx hat Mermaid integriert, und die Darstellung erfolgt vollständig auf deinem Mac. Mit nur einer App kommst du bis zum Export des fertigen Dokuments als Word oder PDF
• Orviss enthält in seiner Vorlage „Projektübersicht“ von Anfang an ein Gantt-Diagramm. Füg einfach Zeilen hinzu, und schon verfolgst du den Fortschritt

Lass einen KI-Agenten mitlesen

Hier zahlt sich die Verwaltung in Textform erst richtig aus.

KI-Agenten wie Claude Code, Codex und Cursor können die Dateien in einem Ordner lesen und schreiben. Liegen deine Projektunterlagen als einfaches Markdown auf deiner lokalen Festplatte, verweist du den Agenten einfach auf diesen Ordner, und Anfragen wie diese

• „Fasse den Stand dieses Projekts in fünf Zeilen zusammen“
• „Sammle die offenen Aufgaben aus den Besprechungsnotizen der letzten Woche und füge sie der Checkliste hinzu“
• „Wir sind drei Tage im Verzug, also plane die Daten im Gantt-Diagramm neu“

funktionieren einfach. Keine spezielle Integration, keine API-Schlüssel. Dein Projektordner wird einfach zum externen Gedächtnis der KI.

Orviss ist eine App, die genau für diese Arbeitsweise entwickelt wurde. In Projekt- und Datumsordnern kannst du nicht nur Markdown-Notizen, sondern auch normale Dateien, Webseiten und E-Mails zusammen aufbewahren. Alles sind einfache lokale Dateien, sodass Änderungen des Agenten sofort auf dem Bildschirm erscheinen. Die Mac-Version ist jetzt erhältlich, Versionen für iPhone und iPad folgen in Kürze.

→ Mehr über Orviss erfahren

Zusammenfassung

• Mermaids gantt ist eine einfache Syntax: Du musst dir weniger als 10 Dinge merken
• Eine Übersichtsnotiz plus ein wöchentliches Update – so bleibst du beim Projektfortschritt dran
• Wenn du alles in Textform hältst, kannst du es einem KI-Agenten direkt als Kontext übergeben